QU'EST CE QUE LA DÉMATÉRIALISATION

Mettre en place une GED permet le stockage, le classement et l’archivage des documents dans un même logiciel. Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, ainsi que la productivité des collaborateurs de l’entreprise.

Lorsque les entreprises font le choix de mettre en place une solution GED, elles attendent plusieurs bénéfices :

• Amélioration de la traçabilité d’un document ;
• Amélioration du contrôle de l’accès aux informations ;
• Accélération des processus métier (délais de traitement réduits) ;
• Facilitation de l’accès aux données par les utilisateurs ;
• Diminution des coûts liés au papier (impression, archivage, courrier) ;
• Possibilité de travail simultané par plusieurs services sur un même document ;
• Fluidification des échanges d’information.

Factures, contrats, devis, bons de commande, bulletins : les entreprises produisent des millions de documents chaque année. Les ressources en papier que ces processus engendrent, en plus de leur transport, sont préjudiciable pour la planète.

Le document électronique représente ainsi une solution alternative. L’objectif pour les années à venir, c’est le zéro papier. C’est en partie pour cela que la France légifère dans le sens de la numérisation des documents.

Transparence et fluidité entre les collaborateurs, avec les fournisseurs et les clients, accès aux documents partout et tout le temps, télétravail facilité : la mode est aux méthodes souples, et les services électroniques apportent indéniablement un gain de productivité. Ce sont donc souvent les employés eux-mêmes qui sollicitent la dématérialisation.

La facture électronique est créée directement sur un logiciel, la facture numérique est simplement issue d’un scan ou d’une photo d’une facture papier. Cela va créer de grandes différences quant à la validité du document envers les clients ou les fournisseurs.

En France, la facture électronique possède un statut encadré par la loi qui prévoit plusieurs obligations:

Il existe donc trois solutions permettant d’envoyer une facture : L’envoi par mail au format PDF à condition d’avoir une piste d’audit fiable pouvant lier la facturation au bon de de livraison ou à une prestation réalisée. Un système d’empreinte électronique ou via une plate-forme EDI (échange de données informatisé).
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont soumises à l’obligation d’émettre des factures au format électronique si elles sont émises envers l’État. Il est prévu que cette obligation s’étende progressivement aux échanges entre entreprises de 2024 à 2026.

La signature électronique est un procédé permettant, grâce à des solutions d’encodage, de valider un document en ligne de manière rapide et sécurisée.  

Elle concerne la plupart des domaines produisant des documents et contrats, et s’inscrit dans une logique de dématérialisation des processus documentaires.

Elle permet d’authentifier un document et un signataire grâce à une clé unique, puis de le valider en se passant de signature manuscrite

Le scan d’une signature manuscrite ou l’apposition d’une signature digitale avec son doigt ou encore le fait de cocher une case peuvent faire office de signature numérique. En revanche, la valeur juridique de ce type de signature est faible car elle propose un niveau de sécurité relativement restreint. Il existe cependant d’autres types de signature électronique qui proposent un haut niveau de sécurité et sont reconnues par la loi au même titre qu’une signature manuscrite.

La signature électronique désigne précisément les exigences informatiques garantissant la sécurité du document.  

Une signature électronique comprend : la certification de l’identité du signataire, le cryptage du document et la production de données permettant de tracer les modifications effectuées sur le document.

L’article 1367 du Code civil reconnait la même valeur légale à la signature électronique (et non numérique) dès lors qu’il y a un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.

Depuis juin 2014, les fournisseurs de l’Administration Publique sont dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. Pour accompagner cette obligation, l’État a créé Chorus Pro, un portail mutualisé de facturation électronique. Elle offre aux émetteurs comme aux récepteurs un traitement simplifié des factures électroniques.

Chorus Pro a été créé en 2016 pour accompagner l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014. Cette ordonnance oblige les services publics à émettre leurs factures uniquement au format électronique. Ce projet s’inscrit dans la volonté qu’affiche la France de procéder à une dématérialisation de l’ensemble des factures émises dans le pays. 

Les entreprises ne peuvent passer à la facturation numérique que si elles en sont en mesure de prouver que des contrôles réguliers et documentés sont effectués. En effet, pour qu’une facture électronique soit reconnue par le droit, elle doit être infalsifiable. La piste d’audit fiable est le processus mis en place par les entreprises pour effectuer ces contrôles et assurer l’intégrité des factures électroniques émises.

La piste d’audit fiable n’est donc pas obligatoire. Elle le devient si aucun autre processus de contrôle des factures électroniques n’a été mis en place.

La mise en place d’une piste d’audit fiable en conformité avec la loi est un vrai défi pour les entreprises. Le processus permettant la documentation systématique des flux de facturation ne va pas de soi. La piste d’audit fiable se met en place en suivant trois étapes :

• Réalisation d’un audit des flux de facturation de l’entreprise.
• Cartographie des flux de facturation et des points de contrôle.
• Rédaction de la documentation détaillant à l’administration les mesures mises en place pour le contrôle des factures électroniques.

Dématérialiser peut être très simple lorsque vous savez qu’est-ce que vous voulez dématérialiser et surtout comment. C’est pourquoi nous commercialisons le logiciel ZEENDOC, qui englobe tous les modules sur les besoins de dématérialisation d’une entreprise. 

Ce logiciel permet de dématérialiser, partager avec vos collaborateurs ou partenaires et exploiter l’ensemble de vos documents dans une base unique. Disposez de l’information recherchée en quelques secondes, accessible à tout moment et en tout lieu depuis votre ordinateur, votre tablette ou smartphone.

Nous vous proposons SIGNATURIT, qui vous offre des solutions innovantes de signature électronique, d’envoi recommandé électronique et d’identification électronique.

Ces technologies permettent de dématérialiser et de rationaliser tous les processus de signature de contrats et de communication, de manière légale et sécurisée.

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La GED E-DOC PRO protège le patrimoine documentaire de l’entreprise grâce à la dématérialisation des documents.

Des fonctionnalités simples et performantes permettent le classement automatique et l’optimisation de la gestion des documents, la circulation sécurisée des informations au sein des services et le suivi des contrats. 

Enfin PAPERCUT, un logiciel de gestion d’impression qui aide à limiter le gâchis tout en bénéficiant d’une expérience d’impression simple et sécurisée